Après des années de pénurie de fournisseurs, de variations des besoins, d’augmentation des coûts d’exploitation et d’épuisement des liquidités, les responsables de la chaîne d’approvisionnement se trouvent à la croisée des chemins : soit ils conservent le statut et espèrent le meilleur, soit ils revoient la conception de leur entreprise pour s’assurer qu’ils pourront affronter la prochaine tempête.
Optimiser les activités de service de back-office
Dans des scénarios « normaux », l’optimisation des tâches de back-office de l’entreprise, telles que le paiement des dépenses, le traitement des commandes et la collecte des fonds, ne fait pas partie de la liste des priorités de l’entreprise moyenne.
Pourtant, comme nous le découvrons aujourd’hui – tout comme nous l’avons découvert lors de la grande crise économique de 2009 – aucune entreprise ne sort indemne d’une récession financière.
Pour de nombreux directeurs financiers et directeurs d’exploitation en manque de liquidités, l’accent a été mis à juste titre sur la réduction des interruptions de la chaîne d’approvisionnement qui ont une incidence négative sur le fonds de roulement.
Selon une enquête actuelle, près d’un quart des cadres et de leur entreprise sont prêts à transformer la crise actuelle en une chance, avec l’intention d' »accélérer » le volume des transactions.
C’est le moment de prendre ou de maintenir un avantage concurrentiel ou de menacer la santé financière de votre entreprise tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Surmonter les obstacles de la chaîne d’approvisionnement grâce à l’automatisation
Les entreprises ne peuvent pas payer pour des problèmes constants de chaîne d’approvisionnement … en fait. Un seul mauvais geste peut avoir des conséquences majeures à long terme.
Bien que les obstacles puissent être complexes, nombre d’entre eux proviennent d’une source unique : une gestion inadéquate des commandes. Voici quelques-unes des difficultés les plus importantes de la chaîne d’approvisionnement dans un contexte d’administration pratique des commandes :
- Les commandes incorrectes ou insuffisantes diminuent le temps de cycle d’accès aux commandes et les distributions à temps, ce qui a une influence négative sur la collecte d’argent et également sur le cash-flow.
- L’absence d’exposition aux commandes fait courir aux propriétaires de la chaîne d’approvisionnement le risque de ne pas respecter les accords de niveau de service des consommateurs, de préparer les besoins de manière inexacte et de ne pas exposer les centres de distribution en amont.
- Faible satisfaction des clients en raison du manque de transparence de leurs commandes et des retards de livraison des produits.
- des prix élevés résultant d’erreurs de saisie manuelle de données, de ruptures de la chaîne de possession, d’équipements et de main-d’œuvre, de problèmes logistiques et du temps nécessaire pour les réparer.
Ce que l’automatisation est et n’est pas.
Au cœur de la valeur de l’automatisation se trouve sa capacité à réduire ou à éliminer les tâches manuelles pénibles et à redonner du temps à l’équipe pour qu’elle s’occupe de tâches plus calculées.
Un seul service électronique peut automatiser l’acheminement, le traitement et l’archivage des documents et favoriser la collaboration via des dispositifs interactifs.
Ce qu’est l’automatisation.
Alimentée par l’automatisation des procédures robotisées (RPA) et les systèmes experts (AI), l’automatisation des processus permet d’accroître l’efficacité et la valeur ajoutée des entreprises en :.
- Supprimant les tâches manuelles et les erreurs résultant du traitement humain.
- Accélérant les temps de cycle.
- Améliorant l’efficacité et le moral des équipes.
- Améliorant la présence et l’analyse.
- Améliorant l’expérience client.
- Simplifier les paramètres informatiques et les procédures complexes.
- Favoriser la connexion entre les organisations et la flexibilité des bureaux.
Ce que l’automatisation n’est pas.
Il existe un grand nombre d’idées fausses concernant le rôle de l’automatisation dans les entreprises – voici ce qu’elle n’est pas :.
- Une méthode pour réduire le nombre d’employés. L’automatisation permet au personnel d’être plus productif et de se concentrer davantage sur les tâches centrées sur le client et sur les tâches à valeur ajoutée. Elle est destinée à réaffecter les priorités de l’équipe et les compétences essentielles, et non à les supprimer.
- Un substitut d’ERP/EDI. L’automatisation comble les vides pratiques que les systèmes ERP/EDI sont incapables de combler, en tirant pleinement parti des investissements financiers existants.
- Un outil unidimensionnel. Avec une pléthore de capacités, l’automatisation pilotée par l’IA va bien au-delà des performances de base pour offrir des avantages de bout en bout.
- Un raccourci vers le succès. Votre entreprise a la possibilité de faire des choses étonnantes avec l’automatisation, mais seulement si une méthode intelligente est en place avec les bonnes personnes et les bonnes procédures pour la soutenir.
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L’AUTOMATISATION DE L’ADMINISTRATION DES COMMANDES
Transformer la chaîne d’approvisionnement.
Imaginez la consolidation de toute l’administration des commandes dans un système unique, facile à utiliser, sans que les membres du personnel aient à exécuter des tâches manuelles répétitives et fastidieuses.
Les commandes sont instantanément intégrées au processus, les données sont correctement extraites, produites dans l’ERP, suivies du début à la fin, et archivées de manière électronique pour un accès futur.
C’est essentiellement de l’automatisation, mais voici une décomposition de ce qu’elle exige :
FONCTION DE COMMANDE :Toutes les commandes soumises, quel que soit leur type ou leur présentation (par exemple, par courriel, par télécopie, etc.), sont intégrées dans la ligne appropriée pour le traitement numérique.
EXTRACTION DE DONNÉES :Une technologie pilotée par ordinateur, comme l’apprentissage automatique, extrait les données pertinentes des documents image et reconnaît les commandes ainsi que d’autres documents pour un traitement plus rapide et plus précis.
ASSIMILATION ERP :Les données et les processus sont rattachés aux systèmes ERP existants, sur place ou à la demande, ce qui permet une assimilation transparente.
E-ARCHIVAGE :Les commandes sont immédiatement archivées et également connectées au système ERP/Business pour une durée définie.
ANALYTIQUE :Les mesures en temps réel sont affichées sur des tableaux de bord ajustables pour chaque utilisateur, ce qui permet une exposition complète du début à la fin sur des indicateurs clés de performance cruciaux comme le carnet de commandes.
Si vous souhaitez créer un environnement d’excellence pour la chaîne d’approvisionnement, tout commence par l’efficacité de la gestion des commandes. Avec un service de gestion des commandes, les commandes sont immédiatement intégrées aux opérations, les informations sont correctement extraites, développées dans l’ERP et suivies du début à la fin, puis archivées en ligne pour une récupération ultérieure.
C’est l’automatisation en quelques mots, mais voici un aperçu de ce qu’elle exige et de ce qu’il faut essayer de trouver dans une option de gestion des commandes de premier ordre.
Triage des e-mails : Les agents de sécurité sont généralement chargés d’ouvrir chaque e-mail qui leur parvient, de déterminer s’il s’agit d’une commande, d’une demande de renseignements sur un produit, d’une demande de statut, etc., puis de transférer manuellement cet e-mail à un autre membre du personnel, ce qui peut rapidement devenir très répétitif et prendre beaucoup de temps.
Le triage des e-mails piloté par l’IA analyse le contenu de l’objet de l’e-mail, le corps du message, ainsi que les ajouts pour s’assurer que les e-mails peuvent être immédiatement dirigés vers le bon destinataire.
Détection d’anomalies : La détection des anomalies est basée sur l’IA et les données historiques. Les clients ont normalement des comportements spécifiques et reçoivent généralement des quantités similaires d’un produit donné. S’il envoie inopinément une commande d’un montant de 100, alors qu’il n’en reçoit généralement que 5, c’est quelque chose qu’un RSC peut souhaiter savoir.
La découverte d’anomalies permet d’économiser beaucoup d’argent et de temps en ayant la capacité de reconnaître les anomalies avant que la commande ne soit élaborée afin d’éviter les erreurs.
Gestion de l’information : Les services leaders de l’industrie fournissent des composants d’administration des informations sur les consommateurs et de surveillance des informations sur les fournisseurs qui produisent une vue à 360 degrés des distributeurs et aussi des habitudes des clients pour les entreprises.
Des factures aux documents réglementaires et économiques tels que les contrats, en passant par les commandes, les factures, les paiements et les réclamations d’assurance, les informations sont disponibles instantanément et de manière pratique.
Assimilation ERP : Les meilleurs services d’automatisation s’intègrent à tout type de système ERP ou d’application d’entreprise, tout en offrant une intégration synchronisée avec plusieurs ERP. Cela permet non seulement de simplifier les divers environnements découlant des activités de fusion et d’acquisition, mais aussi de faciliter l’intégration, de simplifier la configuration des centres de solutions partagées et d’améliorer de manière générale les capacités d’organisation et de connexion.
Gestion internationale : Vos problèmes de chaîne d’approvisionnement ont-ils une portée internationale ? Les principales solutions d’automatisation sont formidables pour les entreprises internationales, car elles prennent en charge plusieurs langues, plusieurs sites, plusieurs devises, une couverture mondiale des paiements et une conformité mondiale.
Le fait qu’elles soient basées sur le cloud permet aux individus de mieux travailler les uns avec les autres tout en offrant aux dirigeants le degré de visibilité dont ils ont besoin à tous les niveaux de l’organisation.
Tableaux de bord personnalisés : Vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer. Pour qu’un service d’automatisation puisse améliorer la gestion de la chaîne d’approvisionnement, il faut que les informations soient disponibles en un clin d’œil. Plus de temps perdu à rechercher les données nécessaires !
Accès en déplacement : Étant donné que le travail à distance est la norme, la meilleure solution d’automatisation doit comporter une application mobile qui offre aux clients, aux fournisseurs et au personnel la liberté de localiser et de suivre les commandes, d’autoriser les factures et de collaborer rapidement, quel que soit le lieu et le moment.
Automatisation de la chaîne d’approvisionnement de bout en bout
Votre force dépend de celle de votre maillon le plus faible : Un seul maillon faible au sein de processus tels que les comptes fournisseurs, le suivi des commandes ou les comptes clients peut faire la différence entre l’essor et le déclin.
C’est pourquoi il est très important de poursuivre une méthode de collaboration qui résout les 3 emplacements ainsi que l’intention d’alléger les défis de la chaîne d’approvisionnement liés à chacun dans une atmosphère manuelle, non automatisée.
